สายด่วน : 08-91333-660 

Save File

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร Save File

เมื่อมีเอกสารจำนวนมากภายในองค์กร การหาเอกสารจะใช้เวลามากในการค้นหา และในการจัดเก็บก็จะเสียค่าใช้จ่ายสูงในการทำเรื่องจัดซื้ออุปกรณ์ในการรักษาและจัดเก็บเอกสารนั้นไว้ บุคลากรที่จะใช้ในการดำเนินการก็มีอย่างจำกัด บางครั้งทำให้เสียโอกาสในการดำเนินการในหลายๆโครงการไปได้ เพราะขาดเอกสารหลายๆอย่างมาประกอบการพิจารณาในวาระการประชุม หรือในระหว่างการประชุมพิจารณาโครงการบางอย่าง ต้องใช้เอกสารประกอบในการพิจารณาระหว่างประชุมก็ต้องเสียเวลาในการค้นหา บางครั้งการประชุมก็สะดุดลง หรือเลื่อนการประชุมออกไปในวาระหน้า ส่งผลให้การดำเนินงานขาดผลสัมฤทธิ์

แนวทางการแก้ปัญหา

จัดหาอุปกรณ์และหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ไว้สำหรับจัดเก็บเอกสารที่ง่ายต่อการใช้งานและการบำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการที่อยู่ในขอบเขตของทางกระทรวงที่ได้ระบุบไว้

ประเภทของการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ จะแบ่งตามประเภทในการจัดเก็บเอกสารได้ดังนี้

1.       ระบบการจัดเก็บเอกสารไว้ที่ บริษัทที่รับฝากการจัดเก็บ Hosting System

2.       ระบบการจัดเก็บเอกสารระบบ Could Computing System

3.       ระบบของการจัดเก็บเอกสารไว้ที่องค์กร Intranet System

ความเหมาะสมของระบบจัดเก็บเอกสารในแต่ละประเภทของการจัดเก็บ

1.       การจัดเก็บเอกสารไว้ที่ บริษัทที่รับฝากการจัดเก็บ Hosting System เป็นระบบการทำงานคล้ายกับการจัดทำเว็บไซต์ (Website) จะมีเนื้อที่เริ่มต้นที่ใช้ในการจัดเก็บคล้ายกับการจัดทำเว็บไซต์ มีข้อจำกัดด้านจำนวนแบนวิดที่ใช้ในการส่งข้อมูลขึ้นบน Saver การใช้งานทุกครั้งต้องเรียกผ่านการใช้งานทาง Internet ครือข่ายผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตจะต้องมีความเสถียร และมีค่าบริการเช่าพื้นที่ในการจัดเก็บ จะมีทั้งรายเดือน และรายปี ตามข้อตกลงกับทางบริษัทนั้นๆ

 

Internet System

 

 

 

2.       การจัดเก็บเอกสารไว้กับระบบการจัดเก็บระบบ Could Computing System เป็นระบบในการจัดเก็บที่มีแนวคิดคล้ายกับการรับฝากข้อมูล Hosting System แต่ระบบ Could System สามารถลงระบบปฏิบัติการ ระบบฐานข้อมูล ระบบมิดเดิลแวร์ ( Software Developer ) บริหารงานจัดการ On Demand ซึ่งจะเหมาะสำหรับองค์การที่มีหน่วยงานกระจายอยู่หลายพื้นที่ และแต่ละหน่วยงานมีสาระบบที่มีความแตกต่างกันออกไป และมีงบประมาณในส่วนด้านการบำรุงรักษาเป็นรายเดือน

Could System

 

3.       ระบบการจัดเก็บเอกสารไว้ที่องค์กร Intranet System เป็นระบบของการจัดเก็บเป็นแบบเฉพาะเป็นการภายในองค์กรเท่านั้น บุคคลภายนอกไม่สามารถเข้ามาใช้งานได้โดยผ่านทาง Internet ภายในองค์กรจะมีเครื่อง Saver ที่ติดตั้งไว้ในที่ทำการขององค์กรและทำการจัดเก็บภายใต้ความจุที่สามารถกำหนดเองได้ เป็นระบบมีความเร็วที่ใช้เป็นการภายในองค์กรที่มีความเสถียรสูงสุด เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กขนาดกลางและขนาดใหญ่ ที่มีสำนักงานตั้งอยู่ในสถานที่เดียวกัน

 

Intranet System

 

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร Save File

o    โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร Save File คือโปรแกรมจัดเก็บงานเอกสารภายในองค์กรในระบบ อินทราเน็ต (Intranet System) โดยแยกกลุ่มของการจัดเก็บ ชัดเจน เช่น จัดเก็บในกลุ่มเอกสารของกรมส่งเสริมการปกครองส่วนท้องถิ่น จัดเก็บเอกสารในกลุ่มงานของทางจังหวัด จัดเก็บเอกสารในกลุ่มงานสำนักปลัด จัดเก็บเอกสารในกลุ่มงานส่วนการคลัง จัดเก็บเอกสารในกลุ่มงานส่วนโยธา เอกสารนำส่ง เอกสารที่ลงรับ และสามารถ แยกกลุ่มย่อยได้ตามความต้องการขององค์กรได้ เป็นระบบที่ไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือนและรายปี มาพร้อมกับเครื่องจัดเก็บข้อมูลภายในระบบ สามารถเรียกดูข้อมูล ได้ไม่จำกัด PC Computer, Notebook Computer, Mobile iOS, Android, Windows Phone, Tablet Apple, Tablet Samsung, Tablet All และใช้ได้หลากหลายในระบบปฏิบัติการ Windows Operation System, Macintosh Operation System, Linux Operation System.

 

o    โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร Save File จะลงโปรแกรมไว้กับเครื่องเซิฟเวอร์ซึ่งจะถูกติดตั้งไว้ภายในองค์กร และสามารถใช้งานได้แม้ Internet ภายในองค์กรมีปัญหา เพราะโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร Save File ไม่ได้อาศัยการทำงานหลัก ของระบบ Internet เป็นตัวทำงานแต่จะอาศัยการทำงานของระบบ  Wifi, Lan ภายในองค์กรเป็นหลักในการทำงาน ไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือน และรายปี